Carrefour des Arts Numériques
608 avenue Saint-Rédempteur
Matane QC G4W 0E1
info@carrefourdesartsnumeriques.com
INSCRIPTION
Le Carrefour des arts numériques (CAN) est une boutique de location d’équipement numérique, d’appareils et d’accessoires permettant de louer à ses membres le matériel nécessaire au tournage vidéo, à des séances photographiques, à la présentation de spectacles des arts de la scène, à la projection et la création d’activités culturelles et au développement artistique de La Matanie.
Il est nécessaire d’être inscrit comme membre du CAN pour faire une location.
EXIGENCES
Le CAN exige, avant d’accepter une commande de location d’équipement numérique, d’appareils et d’accessoires, que le candidat complète un dossier qui comprend :
- Le formulaire pour devenir membre dûment complété avec les documents requis.
- Le paiement de l’adhésion annuelle.
POLITIQUE DE LOCATION DU
CARREFOUR DES ARTS NUMÉRIQUES
1-BUT
Le Carrefour des arts numériques (CAN) est une boutique de location d’équipement numérique, d’appareils et d’accessoires permettant de louer à ses membres le matériel nécessaire au tournage vidéo, à des séances photographiques, à la présentation de spectacles des arts de la scène, à la projection et la création d’activités culturelles et au développement artistique de La Matanie.
2-MATÉRIEL DE LOCATION
Le CAN offre en location des équipements numériques, appareils et accessoires dans les catégories suivantes : photographie, vidéo, audio, audiovisuel, informatique, éclairage scénique, drone, trépieds et stabilisateurs, valises de transport. La liste détaillée se trouve sur le site https://carrefourdesartsnumeriques.com/.
3-OBLIGATION
Afin de louer de l’équipement, des appareils et des accessoires auprès du CAN il est nécessaire d’être membre du CAN et de respecter les conditions de la présente politique.
4-POUR DEVENIR MEMBRE
Pour être membre du CAN, il est nécessaire :
- D’être issus des milieux culturels, artistiques, numériques et patrimoniaux de La Matanie
- D’être un artiste, un étudiant, un travailleur culturel, un organisme à but non lucratif ou une entreprise du domaine culturel.
- De démontrer sa formation et ses compétences pour le matériel loué.
- De préciser ses expériences antérieures dans la réalisation de projets.
- De présenter une preuve de formation, d’emploi, une référence de professeur et/ou un portfolio, etc.
- D’être un résidant de la MRC de La Matanie ou y avoir son siège social. Une preuve d’adresse est requise.
- De présenter une copie de police d’assurance couvrant la valeur des équipements à louer.
- De soumettre une licence de pilote de drone en règle pour la location de cet équipement.
- De payer les frais d’administration du dossier
5-OUVERTURE D’UN DOSSIER
Le candidat doit remplir et signer le formulaire d’adhérent qui se trouve sur le site Internet https://carrefourdesartsnumeriques.com/devenir-membre/. Les informations soumises seront vérifiées par le comité de validation du CAN.
Préalablement à la location de matériel auprès du CAN, le dossier de candidature doit inclure :
- Formulaire « Pour devenir membre (CAN) » dûment complété et signé.
- Copie de la police d’assurance.
- Copie de la licence de pilote de drone, s’il y a lieu.
- Frais d’administration du dossier payés
6-FRAIS D’OUVERTURE DE DOSSIER
Devenir membre est gratuit. Un montant de 10,00$ est requis pour les frais administratifs relatifs à l’ouverture du dossier d’un nouveau membre. Ce montant doit être acquitté avant la première location. Il est important de noter que ces frais ne sont pas sujet à renouvellement.
7-DURÉE MAXIMALE DE LOCATION
La durée maximale d’une location est de 14 jours, sauf en cas d’exception. Une demande de prolongation doit être adressée au Carrefour des arts numériques.
8-COMMANDE DE LOCATION
Pour réserver et louer de l’équipement, des appareils et des accessoires, le membre doit soumettre sa commande en ligne selon le formulaire et les informations que l’on retrouve sur le site web du CAN.
La commande doit être transmise au moins 5 jours à l’avance et il faut préciser le jour et l’heure de la prise de possession du matériel.
Pour la location d’un drone, le membre doit avoir fourni à l’avance une copie en règle de son cours de pilote.
9-TARIFICATION
Pour les entreprises et les institutions d’enseignement, le prix de location est calculé au pourcentage de 1,0 % par jour du prix d’achat, taxes incluses, des items loués.
Pour les artistes, les organismes à but non lucratif, les travailleurs autonomes et les étudiants, le prix de location est calculé au pourcentage de 0,5 % par jour du prix d’achat, taxes incluses, des items loués.
Le Carrefour des arts numériques n’offre pas de commandite, ni de gratuité ou de rabais.
10-PAIEMENT EN LIGNE
Au moment de la réservation du matériel, le client doit payer les frais totaux de location. Le paiement doit être fait par carte de crédit à partir du site web.
11-ANNULATION
Une commande de location peut être annulée au moins deux jours avant la date de prise de possession du matériel, ce qui permet au CAN de répondre à la demande d’un autre client.
En cas d’omission d’informer le CAN d’une annulation, deux jours avant la date de prise de possession du matériel, des frais seront chargés à 50$ par jour pour compenser les frais de préparation et de vérification du matériel. Le solde du paiement en ligne sera remboursé au client.
12-EXEMPLES DE PÉRIODES DE LOCATION (1, 3 ou 6 jours)
| De | À | Nombre de jours |
| Mardi AM | Mardi PM | 1 |
| Mardi | Jeudi | 3 |
| Jeudi | Mardi | 6 |
| Jeudi AM | Jeudi PM | 1 |
13-ASSURANCES
Assurance sur les biens
Le locataire doit aussi fournir au CAN une copie de sa police d’assurance couvrant la valeur du matériel loué et valide pour toute la période de location.
L’assurance doit couvrir la valeur des biens loués contre les dommages, la perte, le vol, les bris et autres.
L’assurance doit être contractée auprès d’une compagnie d’assurance reconnue. La police d’assurance doit être en règle en lorsque le client prend possession du matériel loué.
Les pertes, vols et détériorations du matériel doivent être couverts par la police d’assurance. Le membre doit immédiatement avertir le CAN et remplir un rapport de police. Il doit aussi faire la réclamation à l’assureur et s’engager à verser les sommes perçues au CAN.
Si la compagnie d’assurance ne couvre pas toute les pertes, vols ou bris, le locataire doit payer au CAN le cout total du remplacement ou des réparations. Advenant que le membre ne s’acquitte pas de sa dette envers le CAN, il perdra sa qualité de membre. Des poursuites judiciaires seront entreprises pour les dédommagements, les pertes et les frais encourus.
Assurance responsabilité civile
Le LOCATAIRE s’engage à souscrire et à maintenir en vigueur à ses frais, pendant toute la durée du contrat de location, une police d’assurance responsabilité civile d’au moins UN MILLION DE DOLLARS (1 000 000 $), couvrant tout préjudice corporel, moral ou matériel causé à autrui par son fait ou sa faute ou le fait ou la faute de ses représentants, mandataires ou autres, ainsi que par le fait des biens dont il est propriétaire, locataire ou qu’il a sous sa garde ou sous son contrôle.
La police d’assurance prise par le LOCATAIRE devra désigner la VILLE DE MATANE (le LOCATEUR) comme assurée additionnelle et comporter une clause de renonciation à tout droit de subrogation que l’assureur du LOCATAIRE pour avoir contre le LOCATEUR, ses représentants, employés et mandataires ainsi qu’un engagement de son assureur d’aviser le LOCATEUR par écrit de toute annulation, non-renouvèlement ou modification de la police d’assurance durant la période où le contrat de location est en vigueur.
Le LOCATAIRE s’engage à fournir au LOCATEUR les certificats attestant l’émission et le maintient en vigueur de la police d’assurance prévue aux présentes, et ce, sans délai après l’émission de la police ou son renouvèlement. En cas de défaut du LOCATAIRE de s’assurer ou de fournir les certificats, le LOCATEUR ne procèdera pas avec le contrat de location et pourra l’annuler.
Le LOCATAIRE décharge le LOCATEUR de toute responsabilité et s’engage à indemniser ce dernier et à le maintenir indemne et à couvert de toutes réclamations, pertes et coûts, dommages et responsabilité résultant du contrat de location, de poursuites, tant civiles que pénales, qui pourraient être adressées au LOCATEUR ou au LOCATAIRE et au LOCATEUR, découlant des présentes, par qui que ce soit et pour quelque cause que ce soit, que le dommage résulte ou non de la faute ou de la négligence du LOCATAIRE, il s’engage à prendre entièrement fait et cause pour le LOCATEUR et à assumer la totalité des coûts, dépenses et frais reliés à toutes demandes, réclamations ou poursuites. Plus particulièrement, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, le LOCATAIRE doit assumer ou le cas échéant, rembourser au LOCATEUR tout capital, intérêt et frais y compris les frais d’enquête, les frais d’expertise et les frais judiciaires et extrajudiciaires.
Exemples de courtier en assurance d’équipement audiovisuel
- Globalex/front row : https://www.frontrowinsurance.com/fr
- Plan B : https://www.planbsolutiontournage.com/
14-RESPONSABILITÉ
Le membre est responsable financièrement, auprès du CAN, du cout de réparation ou de remplacement des équipements et appareils qui sont endommagés et/ou détériorés durant la location ainsi que le matériel perdu ou volé.
15-VÉRIFICATION DU MATÉRIEL LOUÉ
Avant la prise de possession du matériel, il est de la responsabilité du personnel du CAN de s’assurer que les équipements, appareils et accessoires loués soient en bon état de fonctionnement.
Avant de sortir des équipements, appareils et/ou accessoires loués des locaux du CAN, le client doit examiner l’aspect du matériel et vérifier son bon fonctionnement. Le CAN prendra du matériel une photo avant le départ.
Il est de la responsabilité du client de s’assurer qu’il reçoit tous les items précisés dans sa commande de location.
16-UTILISATION
Le matériel loué est pour l’usage unique du locataire. Il est interdit de sous-louer ou de prêter du matériel à un tiers sans l’accord du CAN.
Les équipements et les appareils doivent être manipulés avec soin et retournés en bon état et sans détérioration. Ils doivent être entreposés de façon sécuritaire et protégés contre les intempéries lors de son utilisation.
Le client ne peut apporter aucune modification, détérioration, ajout, amélioration ou réparation sans une autorisation écrite du CAN.
Tous dommages ou pertes qui résultent d’une mauvaise utilisation ou d’un bris causé par la négligence sont sous la responsabilité du client et il doit en assumer les frais.
17-DÉFECTUOSITÉS
Lors de l’utilisation, il est de la responsabilité du locataire d’informer le CAN si un ou des items sont défectueux ou endommagés afin d’en évaluer la problématique.
Le CAN ne peut être tenu responsable d’une mauvaise utilisation ou d’un manque d’expérience du client.
18-PROLONGATION
Lorsque le client désire une prolongation de sa période de location, il doit en informer le CAN afin de vérifier si le matériel loué est en tout ou en partie déjà réservé par une autre membre.
19-RETOUR DU MATÉRIEL
Le client doit retourner les équipements, les appareils et les accessoires au local du CAN à l’heure et à la date inscrite sur le contrat de location.
Toutes les journées de location en retard seront facturées au client au tarif journalier précisé sur la facture.
Il est de la responsabilité du client de s’assurer que tous les items indiqués sur la commande d’achat soient rapportés au local du CAN.
Lors du retour du matériel, un technicien du CAN vérifie la liste des items ainsi que leur bon fonctionnement. Le locataire doit assister à la vérification du matériel.
Le matériel loué doit être retourné dans les mêmes conditions de propreté qu’à la sortie. S’il y a lieu, des frais de nettoyage et d’entretien seront facturés au client pour un minimum de 50$.
20-RÉPARATION
Si les équipements, appareils et accessoires loués nécessitent des réparations, les frais se répartissent comme suit.
- Tarif horaire de réparation : 50$
- Pièces au prix coutant + 15%
21-RÉVISION DE LA POLITIQUE
Le Carrefour des arts numériques se réserve le droit de modifier, en tout temps, les clauses de sa politique de location d’équipement, d’appareils et d’accessoires.
Les membres en seront informés et la politique révisée sera disponible sur le site web du CAN.
22-ENGAGEMENT
Le membre confirme par sa signature qu’il a pris connaissance de la politique de location du Carrefour des arts numériques (CAN) et qu’il s’engage à respecter toutes les conditions qui y sont présentées et assumer les coûts inhérents.